リモートワークの環境を整えるコツ

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新型コロナの影響もあり、リモートワークを推進する企業が増えています。
大企業であれば、費用をかけて、 リモートワーク化の 導入を実施することができますが、中小企業や個人事業主の方にとっては、できるだけ出費を抑えたいものです。
リモートワーク化を支援するのサービスを行っている会社に依頼するのが良いのは分かっているが、なかなか費用をかけられない。そういった状況から、自分たちでリモートワーク化を進めようと思う方も多いのではないでしょうか。

今回は、自分たちでリモート環境を整える場合に、何を行えばよいのか、一般的にはどうしているのか、そういった情報を整理してみました

どんなことができるようになれば良いの?

リモートワークを進めるためには、どんなことが自宅で出来るようになればよいでしょうか。
企業によって必要なものは違いますが、一般的に導入されているものをリストアップしました。

・リモートワークをするためのハード(パソコン、マイクなど)
・自宅のインターネット環境
・Web会議システム
・ネットワーク(VPN)の整備

リモートワークに必要なハードは?

リモートワークでは、自宅で事務所と同じように仕事ができる環境が必要です。当然、機器やネットワーク環境は整備する必要があります。

ハード面では以下のようなものが必要となります。

■パソコン
 会社からノートパソコンを支給すると、事務所と自宅で同じ環境で使用でき、業務が効率的です。また、自宅のパソコンを仕事で使わないことで、セキュリティー面でのリスクも減ります。

■電話
 会社から電話を支給するケースもありますが、最近では、LINEなどの無料で通話できるアプリがありますので、個人用のスマートフォンを利用するケースも多いです。

■Webカメラ、マイク
 Web会議を行うために、カメラとマイクが必要です。ノートパソコンの場合には、内臓されていることが多いですが、デスクトップパソコンの場合に別途用意する必要があります。合わせて数千円で用意できます。

■自宅のインターネット環境
 自宅のネットワークなどを整備するために、リモートワーク手当として、月数千円支給する企業もあります。また、リモートワークをする条件として、自宅に定額制インターネットの環境があることを上げると、各自が積極的に環境を整える気持ちになるようです。

リモートワークに必要なソフトウェアは?

ソフト面では、以下のようなものが必要です。

セキュリティソフト

リモートワークで最も大切なのは、セキュリティ面でのリスクを減らすことです。
自宅のパソコンを業務に使う場合には、必ずセキュリティソフトを入れましょう
可能であれば、業務用のパソコンと個人用のパソコンを分けましょう。

コミュニケーションツール

コミュニケーションツールとしては、電話のほかに、メール、チャット、Web会議ソフトなどが必要になります。

■Web会議ツール

既にご存じの方も多いとも思いますが、無料で使用できるZoomが人気です。
Skypeなど他のツールもありますが、特にこだわりがないのであれば、Zoomを採用することをお勧めします。

Video Conferencing, Web Conferencing, Webinars, Screen Sharing
Zoom is the leader in modern enterprise video communications, with an easy, reliable cloud platform for video and audio conferencing, chat, and webinars across ...

■チャットツール
Slackなどのチャットツールを活用することで、離れた場所にいても、円滑に日々のコミュニケーションを取ることができます。無料で使用することができますので、ぜひ検討してみてください。

その仕事、Slack で。
Slack とはよりシームレスなチームワークを実現するビジネスコラボレーションハブです。業務に必要なメンバー、情報、愛用のツールのすべてを1ヶ所に集約し、チームの生産性を最大化します。

管理ツール

スケジュール管理や勤怠管理などを自宅でも行える必要があります。事務所内のネットワークで使用しているソフトを自宅でも使用可能にするためには、VPNの導入が必要です。VPNを導入するには、費用がかかりますので、これを機に、インターネット経由で使用可能なソフトに切り替える企業も少なくありません。

オンラインの勤怠管理ソフトは非常に多く存在しますので、無料期間などを試しながら、あなたの会社に合ったものを見つけてください。

No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」
導入実績50,000社以上。ITトレンド年間ランキング5年連続No.1。出勤管理、シフト管理、有休管理、残業管理まで勤怠管理業務に必要な全ての機能を備えています。無料から使えるので、タイムカードと比べてコストや業務時間を大幅に削減します。

自宅から会社のパソコンを操作するには?

会社のパソコンがデスクトップであるなど、持ち帰ることができない場合には、自宅のパソコンから会社のパソコンを遠隔操作することをおすすめします。

自宅のパソコンから会社のパソコンを操作することで、会社にいるのと同じようにパソコンを使うことができます。 注意点としては、会社のパソコンの電源を入れておく必要があります。

TeamViewerというソフトが有名ですので、一度試してみてください。個人利用であれば、無料で使用できます。

TeamViewer – リモートサポート、リモートアクセス、サービスデスク、オンラインコラボレーション、ミーティング
TeamViewerが提供するリモートデスクトップアクセスソリューション:リモートコンピュータに接続し、リモートサポートを提供し、オンラインでコラボレーション ➤ 個人使用の場合は無料です。

VPNって必要なの?

「リモートワークには、VPNが必要なんでしょ?」といった質問を受けることが多いです。
VPNが必要かどうかは、それぞれの企業の環境や業務によって変わります。決して必ずVPNを導入する必要がある訳ではないんです。

たとえば、「事務所内にあるサーバーの共有フォルダに必要なファイルを置いてあり、そのファイルを見る必要がある」といった場合の解決方法は、
①VPNを構築して、自宅から会社のサーバーにアクセスできるようにする
②リモートソフトで、会社の自分のパソコンを遠隔操作して、サーバーにアクセする
③オンラインストレージを導入して、事務所内のサーバーではなく、クラウド上に共有ファイルを保管する
といった方法が考えられます。

一番、手っ取り早く費用が掛からないのは、②です。
利便性が高いのは、③です。
その中間が①といった感じでしょうか。

まずは、②で運用しながら、必要と判断したら①③を検討するといったステップでも良いと思います。

リモートワーク化に補助金がでるって本当?

リモートワーク化するには、ハード面、ソフト面、そして導入支援を依頼するコンサルティング料など費用がかかります。
できるだけ、費用がかからない方法をご紹介してきましたが、「補助金によって、費用を捻出する」といった手段もあります。

まずは、下の2つの補助金が使えるかチェックしてみてください。

[IT導入補助金]

トップページ | IT導入補助金
令和元年度補正予算「IT導入補助金(サービス等生産性向上IT導入支援事業)」のポータルサイトです。本事業は、ITツールを導入しようとする事業者に対して、ITツール導入費用の一部を補助する制度です。

[令和2年度 働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)]

働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

マニュアルやガイドライン的なものはないの?

厚生労働省から発行されている「テレワーク導入・運用ガイドブック」を活用しましょう。テレワーク導入の教科書的な位置づけの冊子です。 一通り読むことで、一般的に行われているテレワーク化の取り組みを把握することができあmす。
また、厚生労働省のテレワーク相談センターや総務省のテレワークマネージャー派遣制度を活用して無償でコンサルティングを受けることもできます。

テレワークのガイド、ガイドライン、事例等|日本テレワーク協会
日本テレワーク協会は、テレワークを通じ、調和のとれた日本社会の持続的な発展に寄与して参ります。テレワークによる情報通信技術を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方が、社員の働きやすい環境整備を実現すると共に、企業革新・企業成長を可能とさせることが出来ます。
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